Os Hospitais da Universidade de Oxford NHS Foundation Trust (OUH) são uma das maiores organizações de hospitais de ensino do Reino Unido. A sua equipe de TI apoia a prestação de cuidados intensivos em Oxfordshire e fornece uma plataforma tecnológica para outras organizações locais da NHS. Com mais de 18.500 usuários de rede, a equipe técnica da OUH reconheceu que havia um interesse no potencial da IA generativa para transformar o trabalho entre partes de sua base de usuários.
Permitindo a inovação em um espaço seguro
Matt Harris, Diretor Digital e de Parcerias Interino da OUH, lembra: “Queríamos uma maneira segura para que as pessoas começassem a usar novas tecnologias de IA generativa. Eu não queria que a equipe usasse ferramentas disponíveis publicamente, onde havia o risco de nossos dados vazarem. Trabalhar com a Microsoft para implantar o Copilot significava que poderíamos ficar muito confortáveis com o elemento de segurança da ferramenta.”
Lee Massie, Chefe de TI da OUH, começou a disponibilizar o Microsoft 365 Copilot em 1º de janeiro de 2024. O lançamento inicial foi limitado em escopo, abrangendo pouco mais de 4% da base total de usuários da organização, enquanto a equipe explorava o valor da ferramenta.
Os usuários foram apoiados por uma série de sessões abertas em que a equipe de TI compartilhava ideias sobre casos de uso, sugestões, solicitações e ações. Por exemplo, eles compartilharam como transformar um relatório em uma apresentação em PowerPoint e como usar o Copilot para resumir e-mails não lidos.
“Alguns usuários participaram de uma sessão, outros participaram de várias”, lembra Lee Massie. “À medida que ampliamos o uso do Copilot para mais usuários, ficou claro a partir dessas sessões que precisávamos criar um centro de excelência em nossa intranet e criar um hub no Microsoft Teams no qual os usuários pudessem compartilhar ideias e sucessos, e aprender com as experiências umas das outras. Criamos o centro de excelência em parceria com a Microsoft e tem sido um tremendo sucesso. É muito valioso aprender algumas das capacidades do Copilot e reconhecer possíveis casos de uso.”
Quantificando melhorias de eficiência
Até o momento, a organização descobriu que a maioria dos usuários está economizando pelo menos uma hora por semana. No entanto, a OUH espera que isso aumente à medida que os usuários se familiarizem mais com a ferramenta, tendo em vista que quase 10% dos usuários relatam uma economia de cerca de três a quatro horas por semana mesmo neste estágio inicial.
Segundo membros da equipe de governança da informação, tarefas complexas de formatação que costumavam levar de 15 a 20 minutos foram reduzidas a questão de segundos. Essas economias de tempo rapidamente se acumulam, permitindo que os funcionários dediquem seu tempo a fornecer os serviços na linha de frente que devolvem tempo aos cuidados dos pacientes.
Resumos de reuniões entregam economia de tempo imediata
Segundo relato de funcionários, o Copilot tem apoiado principalmente na economia de tempo com produção de atas e resumo de reuniões. Liz Gamlen, por exemplo, preside as reuniões da equipe de saúde pulmonar e tem trabalhado de perto com a TI para lançar um programa em sua comunidadde. A profissional costumava levar 90 minutos para redigir as notas da reunião para encontros que aconteciam duas ou três vezes por semana. Agora ela usa o Copilot para reduzir esse tempo para 25 minutos – efetivamente fazendo uma economia de tempo de duas a três horas por semana.
Liz ficou emocionada por passar menos horas no início e no final de seu dia de trabalho agitado em tarefas administrativas. Ela também adorou poder se concentrar em fazer a diferença em vez de escrever notas. Segundo Liz, isso era inestimável para ajudar a equilibrar sua vida profissional.
A organização está trabalhando nas implicações de quais reuniões é apropriado gravar e ativar a transcrição, uma vez que esses arquivos se tornam parte do registro permanente. Além disso, o órgão está comprometido em aplicar princípios responsáveis e garantir o uso em conformidade da IA. A equipe digital está trabalhando em estreita colaboração com a equipe de governança da informação para colocar os processos corretos em prática.
Expandindo casos de uso
A equipe identificou oportunidades para usar o Copilot para: reduzir a carga cognitiva nas reuniões e estar mais presente; produzir documentos para o Conselho; cumprir solicitações de liberdade de informação (para usuários com as permissões corretas); consolidar aprendizado; e facilitar briefings pré-reunião. Em particular, as agendas para reuniões executivas podem chegar a 400 páginas. O Copilot facilita pular para a parte certa do documento para o próximo item na agenda.
“Estamos agora na fase de voltar aos usuários para entender o que as pessoas fizeram com o Copilot e se realmente é valioso para eles. Queremos desenvolver personas para ilustrar onde o Copilot pode agregar valor para guiar a próxima etapa de nossa implementação”, explica Lee Massie. “Descobrimos que quando você torna os exemplos e o treinamento diretamente relevantes, eles ficam mais engajados. Se os casos de uso forem baseados diretamente na carga de trabalho dessa pessoa, eles ressoam mais fortemente.”
Em Finanças, um líder usou o Copilot no Excel para gerar um script VBA que lida com diferentes métodos de destacar problemas e fornecer maior percepção. Lee Massie explica: “Acho que o Copilot dará a alguns usuários do Office 365 a capacidade de impulsionar o uso dos produtos da Microsoft de maneiras que eles não teriam imaginado por meio de codificação adicional. Eles poderão obter muito mais valor de suas ferramentas existentes.”
Essa oportunidade também está sendo explorada em TI. Um membro da equipe diz: “O Copilot parece semelhante à diferença entre codificação e ferramentas de baixo código. Eu posso encontrar as coisas que preciso facilmente, usando pesquisas em linguagem natural, sem precisar primeiro me tornar especialmente habilidoso em qualquer ferramenta, aplicativo ou recurso específico.”
Um Analista de Informação da OUH concorda: “Usei o Copilot para definir os traços gerais de um Power App para submissões de dados de desempenho. Espero substituir métodos de intervenção manual para obter dados de KPIs no SQL. Também usei o Copilot para confirmar um script do PowerShell que escrevi manualmente.”
Avançando casos de uso clínico
Embora o Copilot tenha mais benefício para as equipes de back-office que usam ferramentas de produtividade da Microsoft todos os dias, a OUH está explorando como ele pode entregar melhorias de produtividade e aliviar a pressão sobre as equipes clínicas.
Lee Massie está ciente de que o interesse das equipes clínicas deve ser acompanhado por governança clínica e gestão de risco. “Estamos realizando workshops com nosso grupo de governança clínica”, ele explica. “Mas há exemplos onde podemos beneficiar os pacientes sem tocar nos dados clínicos.”
“A farmácia poderia usar o Copilot para reformular e traduzir folhetos informativos, por exemplo. O Copilot é excelente em redigir texto, especialmente quando você fornece informações de estilo e público. Estabelecemos diretrizes do Trust [organização que administra o hospital] sobre publicação que o Copilot pode trabalhar dentro, para benefício máximo. Isso poderia economizar dinheiro do Trust em serviços de tradução e tornar a informação mais acessível. A orientação do NHS afirma que a idade média de leitura do paciente é em torno de 11 a 14 anos. Podemos usar o Copilot para redigir informações de modo que alguém com uma idade de leitura de 11 anos possa entender. Ambos esses exemplos aparentemente simples oferecem uma grande oportunidade para nossos objetivos de inclusão.”
Para o futuro, a equipe está atualmente focada em definir onde o Copilot pode entregar mais valor. Isso direcionará a adoção futura.”Não esperamos que as pessoas diagnostiquem pacientes com o Copilot ou desenvolvam novas curas para doenças, embora tenhamos trabalho em andamento olhando para ferramentas específicas nesse espaço”, afirma Lee Massie. “Estamos realmente focados no Copilot sendo um assistente digital, fornecendo suporte. É muito um Copilot ou um assistente pessoal, não um piloto automático. Você deve pensar nele em termos de onde deseja suporte, assistência e orientação ao usar os aplicativos de produtividade da Microsoft que você usa todos os dias.”
Regras de boa governança para uma implementação mais ampla
Embora a entidade (inquilino) da Microsoft da OUH esteja fora da entidade nacional do NHS, tanto Lee Massie quanto Matt Harris esperam que a experiência do Trust possa ajudar a inspirar outras organizações do NHS.
“Uma das preocupações expressa pelos funcionários do NHS que ainda não começaram a usar o Microsoft Copilot é o problema do viés. O Copilot tem viés em termos de gênero e raça?” Lee Massie explica. “É muito importante entender a profundidade com que a Microsoft abordou essas preocupações e está alinhada aos padrões e melhores práticas para que você saiba que esses problemas já foram tratados.”
“Temos processos padrão que aplicamos a cada mudança de processo”, ele continua. “Precisamos avaliar se é equitativo e justo. Queremos absolutamente acertar a governança, então provavelmente veremos mais isso entrando em jogo à medida que mais pessoas tiverem acesso ao Copilot. Tudo faz parte de nossa visão de uso ético, seguro e apropriado da tecnologia para impulsionar a inovação.”
Contribuindo para uma conversa nacional
A OUH está ansiosa para compartilhar seu aprendizado com outras organizações do NHS, incluindo os 500 usuários dos 20 trusts envolvidos em um teste da NHS England que está em andamento.
“Nos próximos meses, pessoas dentro e fora do tenant [entidade] nacional estarão tendo uma conversa para entender suas capacidades, desejos e interesse em IA generativa e no Microsoft Copilot em particular”, ele acrescenta. “Estamos ansiosos para compartilhar nossos aprendizados.”
“Estamos fazendo nossa própria diligência para justificar as métricas de custo, construir o argumento de negócios e ver de onde veio o valor. Este é o tipo de informação e entendimento que impulsionará a implementação do Copilot em todo o NHS”, finaliza.
Sobre a Microsoft
A Microsoft (Nasdaq “MSFT” @microsoft) cria plataformas e ferramentas alimentadas por IA para fornecer soluções inovadoras que atendam às crescentes necessidades de nossos clientes. A empresa de tecnologia está empenhada em disponibilizar amplamente a IA e fazê-la de forma responsável, com a missão de capacitar cada pessoa e cada organização no planeta a conquistar mais. No Brasil há 35 anos, a empresa lançou em 2020 o Plano Microsoft Mais Brasil com o objetivo de apoiar o desenvolvimento econômico sustentável do País, contribuindo com ações capazes de preparar os profissionais para a economia digital, reduzindo as desigualdades e promovendo a inclusão digital.
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